開會時不斷收發電郵，看似工作充實，卻會不自覺墮入盲忙圈套。「聰明勝於拼命」，則是現今不同上班一族管理時間的大學問。主打家庭友善的微軟香港，容許員工彈性選擇上班時間模式，除了信任外，還有自家生產力分析工具整合團隊工作規律，律己律人，達至高效工作。雖然以科技協助管理，但員工感受同樣重要，所以在新任微軟香港市場策劃及營運部總監許珮雯眼中，企業管理有「信」更要有「心」，才能讓員工全情投入。

 

 

下午走進微軟香港偌大的辦公室，卻發現不多員工駐坐在座位上。細問之下，原來不少員工可以自主選擇上班時間和模式，送孩子上學後在家中、咖啡廳內完成工作，實現「一機在手走天涯」。彈性工作固然是許多打工仔的夢想，但同時也是管理層管理工作效率的一道考題。團隊中有數百人的微軟香港，便是善用自家軟件，以科技協助管理。

 

 

「讓員工自主工作模式，才能讓他們全心投入事業，所以我們容許員工在任何時間及地點工作。」雖然名為微軟，許珮雯指，公司不奉行金睛火眼的微型管理，企業互信先行，才能上下一心。

 

 

但放手非放任，如是者，便要利用軟件加數據分析。在個人層面，微軟Office365早幾年推出的生產力分析工具MyAnalytics，只要員工打開電腦工作，系統便會收集數據，並將過去一周的工作整合成回顧報告，讓員工知悉自己的工作規律，從而調整工作模式，增加效率。為保密起見，報告只會供個人參考。

 

 

程式檢視工時分布 提醒員工

擔任新職前主管微軟人力資源的許珮雯，則視MyAnalytics為提升效率的良伴，檢視工作時間分布、緊密合作夥伴的合作比例。程式當中一項，便是檢視自己在開會時用了多少時間寫電郵，「比例高的時候，便會為自己響起警號，究竟自己開會時專不專心？或者根本去了一些毋須出席的會議？」從而提醒自己和員工善用時間。

 

 

要得知整體團隊是否有效工作，讓員工手動填寫問卷、自我評價的方式已經過時。在企業層面，許珮雯則稱，會以Workplace Analytics整合部門員工的時間分配數據，加上Power BI將數據化為可視圖表，來協助團隊改善工作效率，「我絕不希望銷售團隊將時間浪費在不斷填表格上。用數據整合，便可以看到部門的工作時間是用來見客、還是處理文書工作居多，從而針對式加強培訓。」

 

 

大數據固然有助掌握員工的工作規律，但許珮雯稱，平衡員工私隱也相當重要，「如果團隊少於五個人，他們的資料便不會顯示在匯總的數據上，因為我們不想任何人從數據中，揣測到這些工作數據的主人。」

 

 

有薪產假20周 推4周家庭假

科技雖為管理良伴，但管理始終是一門以人馭人的藝術。微軟香港在前年不僅將有薪產假及侍產假，由十星期及三日，分別大幅提高到二十星期及六星期，也推出四星期的有薪家庭照顧假，讓員工緊急時放取，以照顧患病家人及近親。福利優厚之外，許珮雯相信要達至成功管理，還須有同理心理解同事難處，才能成功帶領團隊。

 

 

根據世界經濟論壇統計，全球超過一半女性依然認為科技行業是男性主導。但在微軟香港，不僅女性整體員工逾百分之四十、以及主導半數領導層職位，除了許珮雯外，微軟香港及澳門區的總經理及財務總監，均由女性擔綱。要達至團隊多元，她相信首先便是要打破性別定型，主張能者居之，「只要有進步的空間及視野，認同公司理念，不分男女，亦能做得出色。」

 

 

至於作為管理層，許珮雯又會如何與員工有效溝通，做到下情上達？她則以微軟的理念「讓世上每個人和每個公司都能成就卓越」為引子，指企業同樣需要成就及尊重員工，才能百花齊放。所以溝通上，她指切忌從上而下、一言堂式交代命令，而是彼此平等以理服人，「同樣地，公司向上發展，不會只歸功於管理層，而是確保每一個同事有足夠發揮。」

 

 

AI助企業精簡工作流程

微軟香港期望，建基於發展愈趨成熟的雲端服務上，進一步以人工智能協助企業穩步發展。

 

 

微軟香港市場策劃及營運部總監許珮雯指出，隨着過去幾年雲端平台Azure發展成熟， 微軟香港除了會進一步協助企業將數據放上雲端、做好遺失資料的災後恢復備份工作外，未來也會在此基礎上，利用人工智能，協助精簡企業的工作流程。

 

 

許珮雯以微軟香港協助客戶設定電話客服中心為例，現時顧客對客服有不滿意時，通常會由中心作事後跟進，但顧客往往會忘記當中細節，「所以有人工智能協助，便能將當時對話、內容、語氣轉化成文字及數據，作為日後公司內部培訓或評價參考。」

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